Cos’è il Korrespondenzmanager?

Tra i numerosi strumenti di assistenza integrati, oltre una serie di elementi personalizzabili come la grafica per header e footer, la sezione oggetto, le immagini di contenuto e i suggerimenti per i modelli di lettere sistematiche in base al periodo di richiesta, sono presenti anche funzioni promozionali come la posta del mattino, i collegamenti ai social media, il button di prenotazione, la lista dei desideri, il check-in online, la prenotazione veloce o la panoramica promozionale delle camere e dei pacchetti. Inoltre, il Korrespondenzmanager dispone di una vasta gamma di funzioni automatiche come credenziali di accesso dei dipendenti con firma personalizzata e foto, una lista d’attesa per colmare la carenza di prenotazioni e le e-mail di compleanno. La correzione automatica dei singoli paragrafi di testo attraverso una funzione di cerca e sostituisci facilita la stesura di e-mail corrette e omogenee. L’ingegnosa associazione tra foto e informazioni tecniche migliora la scorrevolezza della lettura. Il processo di invio delle e-mail può essere filtrato in base al periodo e agli ospiti.

• Selfmailer con e-mail di follow-up automatiche per svariate finalità
• Una e-mail di compleanno che viene inviata all’ospite ogni anno
• Prenotazione rapida/early bird per favorire il rapido completamento della prenotazione. Questa funzione garantisce una prenotazione veloce, soprattutto in bassa stagione.
• Lista di attesa, nel caso in cui l’hotel non abbia più camere libere per il periodo richiesto: in questo modo l’ospite potrà essere contattato in caso di disponibilità a breve termine, percependo con piacere l’interesse nei suoi confronti.
• Firma personalizzata del mittente delle e-mail
• Check-in online per un arrivo agevole e senza contatto: l’ospite fornisce i suoi dati in anticipo. In questo modo la consegna delle chiavi all’arrivo si svolge in maniera più rapida e fluida, alleggerendo il lavoro alla reception.
• Posta del mattino (in formato digitale) con highlight, previsioni meteo e il programma settimanale. Gli ospiti dell’Alto Adige riceveranno il meteo della zona dell’Alto Adige, gli ospiti provenienti dal circondario e dall’estero il meteo della pagina web ilmeteo.net. Una soluzione igienica, ecologica e al 100% in linea con le misure anti-Covid! Un altro punto a favore: l’elaborazione degli articoli in formato digitale è più semplice e flessibile.
• Invio delle e-mail di testo per garantire che le e-mail di offerta, la conferma di annullamento ecc. non finiscano nella cartella spam. Qui potrete decidere voi stessi, per ogni modello di e-mail, quando ricorrere all’invio automatico dei messaggi di testo.
• Funzione di annullamento con la quale potrete impostare la condizione di cancellazione per un periodo autodefinito. A tal fine avrete a disposizione due campi di testo editabili (come l’annullamento automatico in caso di recesso fino a una determinata data o la rinuncia all’acconto). Queste condizioni di annullamento sono vincolate alla data di arrivo e valide solo per il periodo da voi scelto, a esclusione ad esempio delle prenotazioni dell’anno successivo.

Il Korrespondenzmanager garantisce numerosi vantaggi:

• le richieste di prenotazione e le e-mail di follow-up possono essere elaborate in modo veloce ed efficiente;
• assicura un aspetto curato e un approccio elegante;
• è particolarmente indicato per gli hotel a quattro o a cinque stelle, che siano hotel wellness, per famiglie, per vacanze gourmet o attive: con il Korrespondenzmanager è possibile creare e visualizzare offerte promozionali per ogni tipo di hotel;
• lo scambio personale e affidabile con l’ospite rafforza il rapporto interpersonale e il contatto diretto con il cliente;
• il button con la call-to-action viene collocato in una posizione ben visibile per incentivare i potenziali ospiti a prenotare;
• contiene più di 40 moduli di testo per rispondere alle richieste di prenotazione più comuni;
• le e-mail dispongono di un responsive design: si adattano alla grandezza dello schermo dei dispositivi mobili;
• tutti i contenuti e i modelli sono personalizzabili ed editabili a piacere.
• offre numerose funzioni accessorie, come condizioni speciali di annullamento, una funzione di lista di attesa, la posta del mattino, cronologia, e-mail di compleanno, ecc.;
• riceverete una consulenza personalizzata e su misura su numerosi contenuti interessanti come rappresentazioni promozionali, layout, grafica, testi ecc.;
• le funzioni e i moduli accessori vengono continuamente migliorati in considerazione delle esigenze degli utenti e sviluppati continuamente affinché il Korrespondenzmanager risulti sempre aggiornato;
• le immagini accattivanti conferiscono alle offerte un aspetto attraente;
• modelli preinstallati in 4 lingue assicurano un consolidamento del rapporto interpersonale e un contatto diretto con il cliente;
• il Korrespondenzmanager è estremamente intuitivo e user-friendly;
• con i video le offerte vengono rese ancora più vivaci e allettanti;
• qualsiasi prenotazione effettuata dall’ospite con carta di credito viene immediatamente riconfermata, ponendo le basi per la reciproca fiducia e un buon rapporto interpersonale con il cliente;
• si fonda su un semplice principio modulare, mettendo a disposizione più di 50 modelli di lettere in 4 lingue;
• fornisce una panoramica statistica per un costante controllo e l’ottimizzazione del rendimento;
• grazie al server con certificazione CSA e TÜV i messaggi non finiscono nella cartella spam, ma vengono consegnati all’ospite in modo affidabile;
• gli utenti usufruiscono di corsi di formazione periodici gratuiti su software e tool organizzati da Brandnamic Academy;
• il servizio clienti di Brandnamic si distingue per competenza, dedizione e rapidità di risposta a qualsiasi domanda e problema;
• per conoscerci meglio vi invitiamo a richiedere una demo individuale e non vincolante.

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L’acronimo MiA sta per “mail con pagina avvisi interattivi”. Si tratta di un modulo accessorio del Korrespondenzmanager che accresce l’attrattività visiva delle vostre offerte. I modelli di e-mail del Korrespondenzmanager dispongono di un link che rinvia alla pagina avvisi personalizzata. In questo modo l’ospite riceve una panoramica su avvisi, conferma di prenotazione, diverse possibilità di comunicazione, ecc. Su questa landing page, a cui si arriva attraverso l’e-mail di offerta, l’ospite può prenotare l’offerta desiderata semplicemente cliccando sul button di prenotazione collocato in una posizione ben visibile. In questo modo si aumenta in modo tangibile il tasso delle prenotazioni.

• L’e-mail che rinvia alla pagina avvisi personalizzata è strutturata con una serie di slide di immagini che scorrono automaticamente, catturando l’attenzione dell’utente e fornendo maggiori informazioni relative a hotel, offerte, area, ecc.
• Gli elementi di testo possono essere adattati in base alle esigenze dell’ospite, ad esempio al suo periodo di partenza.
• Gli elementi grafici dell’header possono essere riprodotti anche sotto forma di video.
• La presentazione delle camere risulta ancora più esaustiva: link per tour a 360°, fino a tre immagini e tre schizzi in contemporanea.
• Nella pagina di conferma può essere integrata la lista dei desideri modificabile dall’hotel e prenotabile dall’ospite.
• Per una comunicazione rapida e diretta con l’ospite può essere utilizzata la chat di MiA.
• Il numero pressoché infinito di modelli di MiA garantisce un’elevata flessibilità in termini di corrispondenza.
• Il disbrigo veloce ed efficiente delle richieste di prenotazione permette un aumento del tasso di prenotazione in termini di percentuali di richiesta, assicurando una crescita del tasso di occupazione dei posti letto in hotel.

l Selfmailer è un modulo del Korrespondenzmanager per l’invio automatico e standardizzato di sei lettere personalizzabili destinate agli ospiti:

• Un’e-mail follow-up in stile amichevole e accattivante per ricordare al cliente un’offerta inviatagli in precedenza.
• Un’e-mail pre partenza per alimentare il desiderio della vacanza.
• Un’e-mail di benvenuto in hotel, subito dopo l’arrivo dell’ospite, per rafforzare il legame emotivo tra l’ospite e l’hotel e incentivare a lasciare una recensione positiva.
• Un’e-mail di annullamento successiva alla cancellazione che esprima il rammarico per l’occasione persa e la speranza di incontrarsi in futuro.
• Un’e-mail follow-up in riferimento a una prenotazione in sospeso, nel caso in cui l’acconto non fosse ancora pervenuto.
• Un’e-mail automatica come promemoria della prenotazione (in fase di test) che ricordi all’ospite del suo consueto periodo di prenotazione e lo spinga a ritornare.

• E-mail di follow-up: grazie alla maggiore conversione di richieste in prenotazioni e al collegamento diretto all’offerta, l’ospite può accedere più facilmente all’offerta.
• E-mail pre partenza: promozione della vendita di servizi accessori e segno di interessamento nei confronti dell’ospite.
• E-mail di benvenuto in hotel: determinazione, analisi e calcolo della soddisfazione degli ospiti attraverso un questionario; aumento mirato delle valutazioni dell’hotel su diversi portali; crescita della soddisfazione degli ospiti.
• E-mail di annullamento: reattività in caso di annullamento della prenotazione.
• E-mail di follow-up in riferimento a una prenotazione in sospeso: garantisce la prenotazione e aiuta a raggiungere livelli più alti di occupazione.
• E-mail di promemoria della prenotazione: aumenta la possibilità di prenotazioni successive e crea un legame affettivo tra l’ospite e la struttura.

• Sono presenti interfacce per altri sistemi di prenotazione?

• Il Korrespondenzmanager può essere collegato a diversi PMS e channel manager in Germania, Austria, Italia e Svizzera come ASA Hotel, Elite, Winhotel di CDSoft, Casablanca Hotelsoftware, GMS Hotel “Felix”, Protel, AIDA, infor HMS, GASTROdat, Oracle Suite 8 (EX Fidelio), Hotline Frontoffice, Mews, HS3, Opera Cloud von Oracle, Sihot, 5Stelle, IBELSA e HNS (Hotelnetsolution). Seguiranno altri sistemi! Inviateci una richiesta.
• Il Korrespondenzmanager può essere offerto anche come soluzione stand-alone senza l’annesso Property Management System (PMS), il che vuol dire che le offerte e le richieste possono essere create e gestite direttamente nel Korrespondenzmanager.
• Il Selfmailer può essere scelto come modulo accessorio nell’ambito di un collegamento al Property Management Systeme (PMS).

A seconda del sistema di gestione alberghiera dell’hotel, vengono offerte svariate funzioni: l’importazione dei dati di chek-in online nel Property Management System, la notifica da parte del PMS in relazione ai posti in lista d’attesa, le prenotazioni di trattamenti beauty per la conferma e i blocchi di testo, e-mail automatiche agli ospiti per il compleanno, classificazione della corrispondenza, l’invio per e-mail all’hotel dei dati di check-in online  e l’elenco delle voci della lista d’attesa nel back office.