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Was ist der Korrespondenzmanager?

Der Brandnamic Korrespondenzmanager ist eine Software, genauer gesagt ein multifunktionales E-Marketing-Tool für den Versand von professionellen Hotelmails und ausgeklügelte Korrespondenz, also für den Mail- und Schriftverkehr in Beherbergungsbetrieben. Mit dem Korrespondenzmanager in einer deutlich kürzeren Zeit beantwortet werden – und zwar auf eine individuelle und maßgeschneiderte Art und Weise. Der Hotelrezeption steht es frei, die E-Mails nach einem Baukastensystem beliebig zusammenzustellen. Zudem kann ausgewählt werden, in welchem Dateiformat die E-Mails versendet werden sollen: als HTML-Mail, Text-Mail, Text-Mail mit PDF im Anfang oder als Text mit Link. So oder so: Dank des Versands über einen zertifizierten Server kommen die Nachrichten sicher an. Die Angebots-Mails des Korrespondenzmanagers können durch eine individuell angepasste und interaktive Angebotswebseite (MiA) erweitert werden.

Welche Hilfsinstrumente sind integriert?

Zu den zahlreichen integrierten Hilfsinstrumenten zählt nicht nur eine Reihe von personalisierbaren Elementen wie Header- und Footer-Grafiken, Betreffzeilen, Inhaltsbilder und Vorschläge für saisonale Briefvorlagen auf der Grundlage des Anfragezeitraums, sondern auch verkaufsfördernde Funktionen wie Morgenpost, Social-Media-Verlinkungen, ein Buchen-Button, eine Wunschliste, ein Pre-Check-in, Speedbooking oder die verkaufsorientierte Darstellung der Zimmer und der Pauschalangebote. Zudem verfügt der Korrespondenzmanager über eine Vielzahl an automatischen Funktionen wie einer Mitarbeiter-Kennung mit personalisierter Unterschrift und Foto, einer Warteliste zum Füllen von Buchungslücken oder Geburtstagsmails. Die Auto-Korrektur einzelner Textstellen über die Suchen- und Ersetzen-Funktion erleichtert das Verfassen korrekter und einheitlicher E-Mails. Der ausgeklügelte Mix aus Bild- und Sachinformationen verbessert den Lesefluss. Der Sendeverlauf der E-Mails kann nach Zeitraum und Gast gefiltert werden.

Welche Zusatzfunktionen bietet der Korrespondenzmanager?

+ Selfmailer mit automatischen Follow-up-Mails für zahlreiche Zwecke

+ Eine Geburtstagsmails, die dem Gast alljährlich zugesendet wird

+ Speedbooking/Early bird zur Förderung eines schnellen Buchungsabschlusses. Diese Funktion sorgt vor allem in der Nebensaison für eine rasche Buchung.

+ Warteliste, falls das Hotel im Anfragezeitraum ausgebucht ist – so kann der Gast im Falle kurzfristiger Verfügbarkeit kontaktiert werden und erfährtein positives Gefühl und Wertschätzung

+ Personalisierte Unterschrift des E-Mail-Absenders

+ Pre-Check-in für ein kontaktloses und reibungsloses Ankommen: Der Gast gibt seine Daten bereits im Vorfeld an. So erfolgt die Schlüsselübergabe bei der Ankunft schneller und reibungsloser und die Rezeption wird entlastet.

+ (Digitale) Morgenpost mit Highlights, Wetterprognosen und dem Wochenprogramm. Bei Gästen aus Südtirol wird das Wetter der Provinz Südtirol ausgegeben, bei Gästen aus dem Um- und Ausland das Wetter der Seite daswetter.com. Hygienisch, umweltfreundlich und absolut Corona-tauglich! Ein weiterer Pluspunkt: Die Bearbeitung der Artikel ist digital deutlich einfacher und flexibler.

+ Textmail-Nachversand um sicherzugehen, dass die Angebots-Mail, Stornierungsbestätigung etc. nicht im Spam-Ordner des Gastes gelandet sind. Dabei können Sie selbst pro Mail-Vorlage entscheiden, in welchem Fall automatisch ein Textmail-Nachversand stattfinden soll.

+ Sonderstorno-Funktion: Damit können Sie die Storno-Bedingungen für einen selbst definierten Zeitraum flexibel festlegen. Hierfür stehen Ihnen zwei frei editierbare Textfelder für Hinweise (wie die kostenlose Stornierung bei Rücktritt bis zu einem gewissen Datum oder der Verzicht auf eine Anzahlung) zur Verfügung. Diese Sonderstorno-Bedingungen sind an das Anreisedatum geknüpft und somit nur im selbst gewählten Zeitraum gültig, nicht aber beispielsweise bei Buchungen im nächsten Jahr.

Welche Vorteile bietet der Korrespondenzmanager?

Der Korrespondenzmanager bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

+ Buchungsanfragen und Folgemails können schnell und auf effiziente Weise bearbeitet werden.

+ Er sorgt für ein sauberes Erscheinungsbild und stilsicheres Auftreten.

+ Er eignet sich bestens für Vier- oder Fünf-Sterne-Hotels – egal ob Wellness-, Familien-, Genuss- oder Aktivhotel: mit dem Korrespondenzmanager lassen sich für jeden Hoteltyp verkaufsorientierte Angebote erstellen und visualisieren.

+ Der persönliche und zuverlässige Austausch mit dem Gast stärkt die Bindung und Kundennähe.

+ Der Call-to-Action-Button ist prominent platziert, was potentielle Gäste zur Buchung verleitet.

+ Er enthält mehr als 40 Textbausteine für die Beantwortung von typischen Buchungsanfragen.

+ Die E-Mails verfügen über Responsive Design: sie passen sich der Bildschirmgröße von mobilen Endgeräten an.

+ Alle Inhalte und Vorlagen können beliebig personalisiert und bearbeitet werden.

+ Er bietet zahlreiche Zusatzfunktionen wie Sonder-Stornokonditionen, eine Wartelistenfunktion, Morgenpost, History, Geburtstagsmails etc.

+ Sie erhalten eine personalisierte und maßgeschneiderte Beratung zu zahlreichen interessanten Inhalten wie verkaufsfördernde Darstellung, Layout, Grafik, Texte etc.

+ Die Funktionen und Zusatzmodule werden unter Berücksichtigung der Anwenderbedürfnisse kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt, damit der Korrespondenzmanager stets auf dem neuesten Stand ist.

+ Durch aussagekräftige Bilder sind Angebote ansprechend gestaltet.

+ Vorgefertigte Templates in 4 Sprachen gewährleisten die Bindungsstärkung und Nähe zum Kunden.

+ Der Korrespondenzmanager ist sehr nutzerfreundlich und einfach handzuhaben.

+ Durch Videos werden Angebote noch lebendiger und ansprechender.

+ Jede Buchung, die der Gast per Kreditkarte vornimmt, wird umgehend rückbestätigt, was eine Vertrauensbasis und Kundennähe schafft.

+ Er bedient sich eines einfachen Baukastenprinzips, da Ihnen über 50 Briefvorlagen in 4 Sprachen zur Verfügung stehen.

+ Er ermöglicht einen statistischen Überblick zur regelmäßigen Erfolgskontrolle und -optimierung.

+ Dank des CSA- und TÜV-zertifizierten Servers landen die Nachrichten nicht im Spam-Ordner, sondern werden zuverlässig dem Gast zugestellt.

+ Nutzer profitieren von regelmäßigen kostenlosen Software- und Tool-Schulungen in der Brandnamic Academy.

+ Der Brandnamic-Kundenservice überzeugt mit seinem Knowhow, seinem Einsatz und der schnellen Reaktion bei jeglichen Fragen und Problemstellungen.

+ Zum Kennenlernen können Sie gerne eine individuelle und unverbindliche Produktdemo erwerben.

Was ist MiA?

Das Akronym MiA steht für „Mail mit interaktiver Angebotswebseite“. Es handelt sich hierbei um ein Zusatzmodul des Korrespondenzmanagers, das die visuelle Attraktivität Ihrer Angebote erhöht. Hierbei werden die Mailvorlagen des Korrespondenzmanagers mit einem Link zur personalisierten Webseite versendet. Dadurch gelangt der Gast zu einem Überblick über sein Angebot, die Reservierungsbestätigung, die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten usw. Auf dieser Landingpage, die über die Angebots-Mail erreicht werden kann, kann der Gast das gewünschte Angebot durch einen einfachen Mausklick auf den auffällig platzierten Buchen-Button unmittelbar buchen. Das erhöht die Buchungsquote nachweislich.

Welche Funktionen bietet MiA?

+ In einer Mail mit interaktiver Angebotswebseite sind automatisch wechselnde Bild-Slider verbaut, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und mehr Informationen über das Hotel, die Angebote, die Region usw. bieten.

+ Text-Elemente können an die Bedürfnisse des Gastes bzw. an seinen Anreisezeitraum angepasst werden.

+ Header-Grafiken können auch als Videos abgespielt werden.

+ Die Zimmerdarstellungen sind umfassender: 360°-Link, bis zu drei Bilder und drei Skizzen parallel.

+ Auf der Bestätigungsseite kann die vom Hotel editierbare und vom Gast buchbare Wunschliste eingebaut werden.

+ Für eine schnelle und direkte Kommunikation mit dem Gast kann der MiA-Chat verwendet werden.

+ Die nahezu grenzenlose Anzahl an MiA-Vorlagen gewährleistet eine erhöhte Flexibilität in Bezug auf die Korrespondenz.

+ Die rasche und effiziente Abwicklung von Buchungsanfragen ermöglicht eine Steigerung der Buchungsquote in Bezug auf die Anfragenanzahl, was eine Steigerung der Bettenauslastung im Hotel gewährleistet.

Was ist der Selfmailer?

Der Selfmailer ist ein Modul des Korrespondenzmanagers für den standardmäßigen/automatisierten Versand von sechs individualisierten Gästebriefen:

+ Eine Nachhak-Mail, die den Gast auf freundlich auffordernde Weise an ein an ihn versendetes Angebot erinnert.

+ Eine Vorfreude-Mail kurz vor der Anreise des Gastes zur Steigerung der Urlaubslust

+ Eine Willkommen-zu-Hause-Mail gleich nach der Abreise des Gastes zur Stärkung der emotionalen Bindung zwischen Gast und Hotel und zur Aufforderung, eine positive Bewertung zu hinterlassen

+ Eine Storno-Mail nach einer Stornierung mit dem Bedauern über die verpasste Gelegenheit und die Hoffnung auf ein späteres Kennenlernen

+ Eine Buchung-verfällt-Mail zum Nachhaken, wenn die Anzahlung bei Optionsanfragen noch nicht eingegangen ist

+ Eine automatische Buchungserinnerungsmail (im Test), die den Gast an seinen üblichen Buchungszeitraum erinnert und die Lust auf ein Wiederkommen stärkt

Welche Vorteile bietet der Selfmailer?

+ Nachhak-Mail: Durch die höhere Konversion von Anfragen in Buchungen und den direkten Link zum Angebot kann der Gast das Angebot ganz einfach aufrufen

+ Vorfreude-Mail: fördert den Verkauf von Zusatzleistungen bzw. signalisiert Ihre Aufmerksamkeit dem Gast gegenüber

+ Willkommen-zu-Hause-Mail: Bestimmung, Analyse und Messbarkeit der Gästezufriedenheit durch Fragebögen; gezielte Steigerung der Hotelbewertungen auf verschiedenen Portalen; Steigerung der Gästezufriedenheit

+ Storno-Mail: Reaktivierung von Stornierungen

+ Buchung-verfällt-Mail: stellt eine Buchung sicher und verhilft zu einer höheren Auslastung

+ Buchungserinnerungsmail: erhöht die Chance auf Folgebuchungen und bindet den Gast emotional an den Betrieb

Gibt es Schnittstellen zu anderen Hotelverwaltungssystemen?

+ Der Korrespondenzmanager kann mit verschiedenen Hotelverwaltungssystemen im D-A-CH-I-Raum gekoppelt werden, wie ASA, Elite, Winhotel DE und AT, Casablanca, GMS „Felix“, Protel, AIDA, infor,  GASTROdat, Fidelio, Hotline, Mews, Phoenix und dem Korrespondenzmanager Plus.

+ Der Korrespondenzmanagerwird auch als Stand-alone-Lösung ohne angebundenes Property Management System (PMS) angeboten. Das bedeutet, dass Angebote und Anfragen direkt im Korrespondenzmanager erstellt bzw. beantwortet werden können.

+ Der Korrespondenzmanager light wird ohne Schnittstellen zu anderen Systemen angeboten und kann von kleineren Betrieben wie Garnis, Pensionen und Ferienwohnungen mit einem Basisumfang an Funktionen erworben werden.

+ Der Selfmailer kann als Zusatzmodul im Rahmen einer Anbindung an Property Management Systeme (PMS) ausgewählt werden. 

Je nachdem, um welches Hotelverwaltungssystem es sich handelt, werden zahlreiche Funktionen angeboten: Das Einlesen der Pre-Check-in-Daten ins Property Management System, die Meldung aus dem PMS in Bezug auf die Wartelistenplätze, Beauty-Buchungen für die Bestätigung und die Textblöcke, automatische Geburtstagsmails an die Gäste, Korrespondenzzuordnung, das Versenden von Pre-Check-in-Daten per E-Mail ans Hotel sowie die Listenansicht der Wartelisteneinträge im Backoffice.

Brandnamic

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